Fin de mission vendredi pour deux consultants. Le client ne renouvelle pas, l’appel d’offres suivant n’est pas encore signé, et le comité de direction vous demande lundi matin « combien ça nous coûte ». Dans une ESN, l’intercontrat est une ligne que tout le monde connaît et que peu de gens chiffrent vraiment. On parle de taux d’occupation, rarement d’euros par consultant.
Cet article donne la définition de l’intercontrat en ESN, décompose son coût réel en trois blocs, propose une méthode de calcul que vous pouvez appliquer à votre équipe, et liste les leviers pour le réduire sans dégrader la qualité des recrutements.
Intercontrat : définition
L’intercontrat désigne la période pendant laquelle un consultant salarié d’une ESN n’est affecté à aucune mission facturée. Il se situe entre deux missions, ou entre son embauche et sa première mission.
Ce n’est pas un statut juridique. Le consultant reste salarié en CDI, avec son salaire habituel. Pour l’employeur, la situation est simple : la charge salariale continue, le chiffre d’affaires associé s’arrête.
Pendant l’intercontrat, le consultant peut être mobilisé sur des tâches internes : avant-vente, formation, préparation de certifications, projets internes, soutien à d’autres équipes. Ces activités ont une valeur, mais elles ne sont pas facturées.
On parle aussi de « bench » ou de consultants « disponibles ». Le vocabulaire varie d’une ESN à l’autre, mais la question reste la même : combien de jours ce consultant passe-t-il sans être facturé, et que fait l’entreprise de ce temps ? Un intercontrat court et préparé n’a rien d’anormal. Un intercontrat long, subi et non mesuré, devient un problème de marge.
Pourquoi l’intercontrat ESN coûte plus qu’on ne le croit
Dans beaucoup d’ESN, l’intercontrat se suit en jours ou en taux d’occupation. C’est utile pour piloter, mais insuffisant pour décider. Un taux d’occupation ne dit pas si l’intercontrat d’un consultant senior vaut plus que celui de deux juniors. En euros, la réponse devient évidente.
Le coût intercontrat se décompose en trois blocs.
1. Le coût direct
C’est le salaire chargé du consultant pendant les jours sans mission. Il se calcule à partir du coût employeur annuel (salaire brut et charges patronales), ramené au jour travaillé.
2. Le manque à gagner
C’est le chiffre d’affaires que le consultant aurait généré s’il avait été en mission : son taux journalier moyen (TJM) multiplié par le nombre de jours non facturés. C’est le bloc le plus important, et le plus souvent oublié dans les tableaux de bord.
3. Les coûts indirects
Ils sont plus difficiles à mesurer, mais réels :
- le temps passé par les business managers et l’équipe recrutement à chercher une mission ;
- le risque de départ d’un consultant qui reste longtemps sans mission ;
- les recrutements externes lancés en urgence alors qu’un consultant interne aurait pu être repositionné, ou l’inverse.
Méthode : calculer le coût d’intercontrat par consultant
Étape 1 : rassembler trois données
Pour chaque consultant, il vous faut :
- son coût employeur annuel, que votre service paie peut vous fournir ;
- son TJM moyen sur ses dernières missions ;
- le nombre de jours d’intercontrat sur la période étudiée.
Étape 2 : calculer le coût direct journalier
Divisez le coût employeur annuel par le nombre de jours travaillés dans l’année selon votre accord. Multipliez par le nombre de jours d’intercontrat.
Étape 3 : calculer le manque à gagner
Multipliez le TJM par le nombre de jours d’intercontrat. C’est le chiffre d’affaires non réalisé.
Étape 4 : additionner et agréger
Additionnez coût direct et manque à gagner par consultant, puis faites la somme pour l’agence ou la practice, sur le mois et sur l’année. Gardez les deux blocs séparés dans votre tableau : le premier parle à la direction financière, le second aux business managers.
Exemple fictif, à remplacer par vos chiffres
Les montants ci-dessous sont inventés pour illustrer le calcul. Ils ne sont pas des moyennes du marché.
Un consultant dont le coût employeur ramené au jour travaillé est de 300 €, facturé 600 € par jour en mission, passe 20 jours ouvrés en intercontrat :
- coût direct : 300 € × 20 jours = 6 000 € ;
- manque à gagner : 600 € × 20 jours = 12 000 € de chiffre d’affaires non facturé.
Remplacez ces valeurs par celles de votre équipe : c’est l’ordre de grandeur réel qui compte, pas l’exemple.
Pour éviter de refaire le calcul à la main pour chaque consultant, notre fichier Excel de calcul du coût d’intercontrat applique cette méthode, en vue par consultant et en vue agence.
Les causes d’intercontrat que vous pouvez traiter
Tout intercontrat n’est pas évitable. Une fin de mission imprévue ou un client qui gèle ses projets ne se contrôlent pas. Mais trois causes reviennent souvent, et elles relèvent de l’organisation.
Des fins de mission vues trop tard
Quand la date de fin d’une mission est connue au dernier moment, le repositionnement commence après coup. Un suivi mensuel des fins de mission à trois mois, partagé entre business managers et recrutement, donne le temps de préparer la suite.
Un recrutement décalé du besoin
Recruter un profil avant d’avoir le besoin client crée de l’intercontrat. Recruter trop tard fait perdre la mission. L’objectif est de recruter au plus près de la signature, ce qui suppose de pouvoir trouver vite un candidat qualifié quand l’appel d’offres se concrétise.
Des compétences qui ne correspondent plus aux demandes
Un consultant expert d’une technologie peu demandée peut rester longtemps sans mission. Croisez régulièrement les compétences de votre équipe avec les demandes reçues des clients pour repérer les écarts, et décidez entre formation et recrutement.
Recruter vite sans payer une commission sur chaque poste
L’intercontrat et le coût du recrutement sont liés. Pour ne pas recruter trop tôt, il faut pouvoir recruter vite. Et recruter vite, en ESN, a souvent voulu dire passer par un cabinet, avec des honoraires calculés en pourcentage du salaire. Nous comparons ces deux options sur un exemple chiffré dans Cabinet ou sourcing IA : comparatif de coût sur un placement à 55 k€.
Une autre voie consiste à garder la main sur le sourcing avec un outil qui trouve, classe et contacte les candidats dès que le besoin client se précise. C’est ce que propose Umamy, l’alternative au cabinet de recrutement, sans commission : à partir de 249 € HT par mois et par poste ouvert (prix public). Les profils sont classés avec le Dynamic Fit Score selon les critères de la mission, les messages partent au nom de votre business manager, et rien ne part sans votre validation.
Les indicateurs à suivre chaque mois
Pour piloter l’intercontrat, quatre indicateurs suffisent :
- le nombre de jours d’intercontrat par consultant et par practice ;
- le coût direct et le manque à gagner en euros, selon la méthode ci-dessus ;
- le délai de repositionnement : nombre de jours entre la fin d’une mission et le début de la suivante ;
- les fins de mission à trois mois : combien de consultants seront disponibles, et sur quelles compétences.
Les trois premiers mesurent le passé. Le dernier est le seul qui permet d’agir.
En résumé
- L’intercontrat en ESN est la période où un consultant salarié n’est affecté à aucune mission facturée : le salaire continue, le chiffre d’affaires s’arrête.
- Son coût réel se décompose en coût direct (salaire chargé), manque à gagner (TJM × jours) et coûts indirects.
- Chiffrez-le en euros par consultant, pas seulement en taux d’occupation, et gardez les deux premiers blocs séparés.
- Pour le réduire : anticiper les fins de mission, recruter au plus près du besoin client, et aligner les compétences sur la demande.
Pour faire le calcul en cinq minutes, notre fichier Excel chiffre le coût d’intercontrat de chaque consultant, en vue agence, et le compare avec le coût d’un cabinet.
